聯(lián)合國出版物的編輯經(jīng)理斯蒂芬·麥克格羅蒂看著(zhù)屏幕上超過(guò)11000份出版物，輕輕點(diǎn)擊鼠標，所有資料按照可持續發(fā)展目標自動(dòng)歸類(lèi)，瞬間從雜亂無(wú)章變成井然有序-1。
“咱們這個(gè)UNES怎么樣才能把這么多內容整理得既專(zhuān)業(yè)又方便查找？”剛接手知識管理工作的李明面對堆積如山的資料感到頭疼。
這不僅僅是李明一個(gè)人的困惑，在信息爆炸的時(shí)代，無(wú)論是機構還是個(gè)人，都面臨著(zhù)如何高效整理和利用內容的挑戰。
聯(lián)合國出版物部門(mén)每年要處理超過(guò)500份新出版物，這些材料以印刷、數字和無(wú)障礙電子書(shū)格式呈現，并使用聯(lián)合國六種官方語(yǔ)言分發(fā)全球-1。
如此龐雜的內容，UNES怎么樣實(shí)現高效管理的呢？答案藏在他們的元數據系統和智能平臺設計中。
在UN iLibrary平臺上，每份研究都被賦予恰當的元數據，這些“數據標簽”像圖書(shū)館的目錄卡片，讓計算機和用戶(hù)都能快速理解內容屬性-1。這種系統化標注是內容整理的基石。
聯(lián)合國內容整理的一個(gè)獨特之處在于，他們使用可持續發(fā)展目標作為組織框架-1。
想象一下，如果你要查找氣候變化相關(guān)的資料，可以直接篩選標記了“氣候行動(dòng)”目標的出版物。這種分類(lèi)法不僅直觀(guān)，而且與全球關(guān)注議題高度契合。
實(shí)際上，這種分類(lèi)方式解決了內容整理中的一個(gè)核心痛點(diǎn)——如何使內容組織結構與用戶(hù)思維方式保持一致。UNES通過(guò)將專(zhuān)業(yè)內容與廣泛認知的可持續發(fā)展目標相聯(lián)系，降低了用戶(hù)的門(mén)檻。
UNES的內容整理不是簡(jiǎn)單的分類(lèi)堆放，而是一個(gè)多層次優(yōu)化過(guò)程。從技術(shù)層面看，他們建立了部門(mén)間溝通機制，確保信息共享和編目的一致性和效率-1。
有意思的是，UNES怎么樣處理不同用戶(hù)群體的需求差異？他們的平臺同時(shí)考慮了學(xué)者、政策制定者、圖書(shū)管理員等不同用戶(hù)的使用習慣-1。
比如，學(xué)者可能需要深度功能，而政策制定者可能更關(guān)注執行摘要和關(guān)鍵數據。UNES的平臺設計正是基于這些不同需求進(jìn)行的優(yōu)化。
對于普通用戶(hù)來(lái)說(shuō)，UNES提供了UNBISnet這樣的工具，它提供“新關(guān)鍵詞”和“新瀏覽列表”兩種選項-6。
如果你知道文件符號的開(kāi)頭部分，瀏覽列表會(huì )特別方便。比如輸入“A/”就能找到所有大會(huì )文件-6。這種專(zhuān)業(yè)工具的設計思路，對普通人的內容整理也有啟發(fā)。
ODS高級數據庫則包含了聯(lián)合國文件、決議、每日期刊等豐富內容-8。當進(jìn)行全文時(shí)，可以同時(shí)使用全文和標題關(guān)鍵詞來(lái)獲得更集中的結果-8。
雖然這不是UNES獨有的方法，但UNS（Sebelas Maret大學(xué)）提出的5M創(chuàng )意寫(xiě)作原則對內容整理同樣有啟發(fā)-3。
第一個(gè)M是以有趣段落開(kāi)頭，標題應具有吸引力并采用短語(yǔ)形式-3。想想看，咱們整理內容時(shí)，給每個(gè)文件夾或文件起名時(shí)，不也應該遵循這個(gè)原則嗎？
第二個(gè)M是創(chuàng )造沖突觀(guān)點(diǎn)，通過(guò)提出有趣、實(shí)際且需要解決方案的沖突觀(guān)點(diǎn)來(lái)吸引注意力-3。在整理內容時(shí)，我們也可以考慮創(chuàng )建對比性的分類(lèi)，如“傳統方法”與“創(chuàng )新方案”，“理論框架”與“實(shí)踐案例”等。
UNES的內容整理方法中，最值得學(xué)習的一點(diǎn)是始終以用戶(hù)體驗為中心。他們的平臺設計考慮了不同用戶(hù)群體的特殊需求，比如學(xué)者需要的高級功能，政策制定者需要的執行摘要快速訪(fǎng)問(wèn)等-1。
引擎排名規則也強調了用戶(hù)體驗的重要性，包括網(wǎng)站訪(fǎng)問(wèn)時(shí)長(cháng)、跳出率、頁(yè)面加載速度等指標-2。這些因素直接影響著(zhù)內容被找到和使用的效率。
UNES怎么樣平衡專(zhuān)業(yè)性與可用性？他們在保持內容專(zhuān)業(yè)深度的同時(shí)，通過(guò)直觀(guān)的分類(lèi)和工具，使復雜內容變得易于獲取和理解。
內容整理本質(zhì)上是一種信息寫(xiě)作過(guò)程。當我們整理文件、分類(lèi)資料時(shí)，其實(shí)是在為未來(lái)的“讀者”（包括我們自己）創(chuàng )建一種可讀的結構。
寫(xiě)作過(guò)程本身是遞歸的，不是線(xiàn)性的，這意味著(zhù)我們可能在各個(gè)部分和流程之間來(lái)回進(jìn)行-5。內容整理同樣如此，我們可能先創(chuàng )建一個(gè)大類(lèi)，然后增加子類(lèi)，再回過(guò)頭調整大類(lèi)的名稱(chēng)和結構。
口語(yǔ)化表達在內容整理中也很重要。用“季度銷(xiāo)售數據”代替“Q1-Q4商業(yè)績(jì)效指標匯總”，用“客戶(hù)反饋”代替“終端用戶(hù)使用體驗質(zhì)性評估”——這種簡(jiǎn)化能大大提高后續查找效率。
問(wèn)：我是一家小型非營(yíng)利組織的負責人，我們經(jīng)常需要整理項目報告、捐贈者信息和活動(dòng)資料。UNES的內容整理方法對我們這樣資源有限的小機構有什么實(shí)際可行的借鑒之處嗎？
答：當然有！UNES的方法中有很多適合小機構的實(shí)用技巧。你可以從元數據思維開(kāi)始，不必使用復雜系統，只需在文件命名時(shí)加入關(guān)鍵信息。比如“2023年鄉村教育項目報告_最終版_20230512”，包含了時(shí)間、項目、狀態(tài)和日期多個(gè)維度。
可持續發(fā)展目標的分類(lèi)思路特別適合非營(yíng)利組織，你可以根據自己的使命創(chuàng )建核心分類(lèi)框架。比如環(huán)保機構可以用“保護行動(dòng)”、“社區參與”、“政策倡導”、“成果評估”等類(lèi)別，這比簡(jiǎn)單的“項目A、項目B”更有邏輯。
聯(lián)合國強調的部門(mén)間溝通機制-1在小機構中可以簡(jiǎn)化為定期文件整理會(huì )議，確保所有團隊成員使用一致的分類(lèi)和命名規則。這種一致性帶來(lái)的效率提升會(huì )隨著(zhù)時(shí)間推移越來(lái)越明顯。
問(wèn)：我是一個(gè)自由職業(yè)者，經(jīng)常需要為不同客戶(hù)處理各種文件和個(gè)人項目。UNES的哪些內容整理原則最適合個(gè)人知識管理？如何平衡統一系統與個(gè)性化需求？
答：個(gè)人知識管理確實(shí)需要靈活性和個(gè)性化的平衡。UNES的多層次分類(lèi)方法很值得借鑒。你可以建立一個(gè)基礎分類(lèi)框架，如“客戶(hù)項目”、“學(xué)習資源”、“行政文件”、“個(gè)人發(fā)展”等大類(lèi)，然后為每個(gè)客戶(hù)或項目創(chuàng )建子文件夾。
UNES怎么樣處理不同用戶(hù)需求差異的思路-1可以轉化為你的個(gè)人系統設計。你可以為不同類(lèi)型的項目設置不同的整理模板。比如寫(xiě)作項目可能包括“研究資料”、“初稿”、“修改版本”、“最終提交”等子類(lèi)；而設計項目則可能需要“靈感參考”、“源文件”、“導出文件”、“客戶(hù)反饋”等不同結構。
UNBISnet的兩種模式-6也很有啟發(fā)。你可以同時(shí)維護兩種查找方式：一種是文件夾層級瀏覽（適合已知位置的文件），另一種是全局關(guān)鍵詞（適合模糊記憶的情況）?，F在很多筆記軟件和文件管理工具都支持標簽系統，這其實(shí)就是元數據的個(gè)人應用。
定期審視和調整你的整理系統也很重要。聯(lián)合國出版物部門(mén)會(huì )不斷優(yōu)化他們的平臺-1，你的個(gè)人系統也應該每季度或每半年評估一次效果，看看哪些分類(lèi)好用，哪些很少使用，然后做出調整。記住，最好的系統是那個(gè)你真正會(huì )用的系統。
問(wèn)：我注意到UNES特別強調可持續發(fā)展目標作為內容框架-1。對于普通企業(yè)或團體，應該如何創(chuàng )建適合自己的核心內容框架？有沒(méi)有具體步驟可以參考？
答：創(chuàng )建核心內容框架確實(shí)是內容整理的關(guān)鍵。明確你的“可持續發(fā)展目標”。對企業(yè)來(lái)說(shuō)，這可能是核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域、關(guān)鍵價(jià)值主張或戰略支柱?；〞r(shí)間與團隊討論：我們最常處理哪些類(lèi)型的內容？用戶(hù)最常查找什么信息？
采用漸進(jìn)式方法。就像有效的論證發(fā)展應該逐步進(jìn)行，一次介紹一個(gè)新想法-9，你的內容框架也應該從簡(jiǎn)單開(kāi)始，逐步完善。不要試圖一次性創(chuàng )建完美系統，而是先建立基礎分類(lèi)，在實(shí)際使用中不斷調整。
第三，創(chuàng )建連接與交叉引用。UNES的出版物經(jīng)常涉及多個(gè)可持續發(fā)展目標-1，同樣，你的內容也常常屬于多個(gè)類(lèi)別?？梢詫W(xué)習聯(lián)合國文件中的“內容注釋”做法-6，在文件屬性或開(kāi)頭部分注明它相關(guān)的其他分類(lèi)，或者使用標簽系統實(shí)現多維度歸類(lèi)。
保持框架的靈活性。UNES的平臺也在不斷進(jìn)行未來(lái)增強-1，你的內容框架也應該有定期評估和調整的機制。每季度檢查一次：是否有新的內容類(lèi)型出現？哪些分類(lèi)很少使用？用戶(hù)反饋表明哪些地方難以查找？根據這些觀(guān)察優(yōu)化你的框架。記住，好的內容框架是生長(cháng)的，不是一成不變的。
